إدارة الاجتماعات تحديد الاجتماعات وأنواعها يعد الاجتماع وسيلة مهمة للتواصل مع أعضاء العمل في أي منظمة، لذا فإن إدارة الاجتماعات تقطع شوطًا طويلاً في تحسين العمل إذا تم التخطيط لها بشكل صحيح.
قد يظن البعض أن عملية إدارة الاجتماع سهلة وبسيطة، لكنها تتطلب خطة دقيقة ومحددة، لأن هناك اختلافات بين الأفراد في طريقة تفكيرهم، وكذلك في ردود أفعالهم، لذلك نقدم في السطور التالية ما هي إدارة الاجتماعات وكيفية إدارة اجتماع ناجح
مفهوم إدارة الاجتماعات
إنه تجمع من شخصين أو أكثر في مكان معين لمناقشة الأمور المهمة حول موضوع معين، لتحقيق هدف معين في نهاية المطاف.
أنواع إدارة الاجتماعات
هناك العديد من أنواع الاجتماعات في تصنيفها بناءً على المدة والشكل والمستوى.
أنواع الاجتماعات من حيث المدة
اجتماعات منتظمة
هي اجتماعات تُعقد بشكل دوري وتكون على فترات زمنية محددة معروفة مسبقًا من قبل جميع أفراد القوى العاملة ويمكن أن تكون أسبوعية أو شهرية أو سنوية وتكون ذات طابع رسمي في الغالب.
اجتماعات غير منتظمة
إنها اجتماعات لا يوجد فيها معرفة مسبقة بسلوكهم، وتحدث عن وجود مسألة ملحة تحتاج إلى مناقشتها.
أنواع الاجتماعات من حيث الشكل
اجتماعات رسمية
هذه هي الاجتماعات التي يتم عقدها وإدارتها بناءً على القوانين التي تحكم المؤسسة، مثل ترتيب الكلمة لكل شخص وطريقة التصويت والوقت المحدد لكل شخص للتحدث وكيفية اتخاذ القرار. .
اجتماعات غير رسمية
لا تحكمها قوانين محددة والعلاقة بين الأفراد أكثر ودية ومرونة وسهولة.
أنواع المواجهة لكل مستوى
اجتماعات دولية
إنه يتعلق بالاجتماعات العالمية مثل اجتماعات الأمم المتحدة وجامعة الدول العربية.
اجتماعات محلية
هي الاجتماعات التي تعقد على مستوى الدولة مثل اجتماعات مجلس الوزراء واجتماع مجلس الشعب ومجلس الشورى.
اجتماعات المنظمة
هذه اجتماعات تتعلق بمنظمات القطاع الخاص مثل الشركات والمؤسسات.
أهمية الاجتماعات
- دراسة القضايا المتعلقة بالجوانب المهمة للمؤسسات، من خلال المناقشات البناءة وتبادل الآراء.
- اتخذ قرارات جماعية ناضجة وموضوعية لأنه لا يمكن مناقشة هذه القضايا بشكل فردي.
- إيجاد حلول للمشاكل التي قد تنشأ بين أعضاء العمل، لأن استمرار مثل هذه المشاكل يضر بسير العمل.
- تسمح اللقاءات للموظفين الجدد بالتواصل مع العمال الأكثر خبرة ومشاركة تجاربهم مع الآخرين.
- معرفة دائمة لكل فريق بما يقوم به باقي العمل، لضمان التواصل بين جميع إدارات المؤسسة وتوحيد جهود العمل بين الإدارات المختلفة.
- يقيم أداء أعضاء فريق العمل ويقدم المشورة لمن يحتاجون إليها لتحسين تدفق العمل.
كيف يمكن إدارة الاجتماعات بشكل صحيح
هناك عدة خطوات يجب اتباعها من أجل اجتماع ناجح
- مرحلة ما قبل الاجتماع
- يجب تحديد أهم أهداف الاجتماع قبل عقده مع الأعضاء العاملين.
- أهمية تحديد وسائل تحقيق هذه الأهداف التي وضعها رئيس الاجتماع.
- حدد من ستتم دعوته إلى الاجتماع وأرسل لهم الدعوات قبل الاجتماع بوقت كاف.
- اختر مكانًا للاجتماع واستعد جيدًا له.
- مرحلة الاجتماع
- ضرورة عقد الاجتماع في موعده لإقناع الجميع بأهمية مواعيد الاجتماعات.
- عرض القوانين التي سيعقد الاجتماع على أساسها، وكذلك الهدف الرئيسي للاجتماع، بحيث يشتري الجميع ما سيتم مناقشته.
- من الضروري تدوين النقاط المهمة التي تمت مناقشتها، وكذلك النتائج التي تم الوصول إليها، وكذلك المهام التي يتم توزيعها على الجميع.
- ركز على الهدف الرئيسي للاجتماع ومنع أي محاولة للانحراف إلى نقاط أخرى بعيدًا عن الهدف الرئيسي للاجتماع.
- الحاجة إلى تقييم سير الاجتماع بطريقة منظمة وعادلة.
- مرحلة ما بعد الاجتماع
يجب إعداد تقارير نتائج الاجتماع ثم إرسالها على الفور إلى الموظفين.
كيف يتم التعامل مع الشخصيات المختلفة في الاجتماع
وتجدر الإشارة إلى أن تواجد شخصيات مختلفة في الاجتماع أمر صعب للغاية، فقد تجد شخصًا متفائلًا مع متشائم آخر وشخص متأثر عاطفياً، لذا فإن طريقة التعامل مع هذه الشخصيات تقع على عاتق ذلك الشخص. يدير الاجتماعات بطريقة مناسبة حتى لا يتسبب في فشل الاجتماع.
هناك 6 أنماط تفكير تم تطويرها لمعرفة طبيعة كل شخص وتحديد كيفية معاملته للتأكد من أن الاجتماع يسير على ما يرام، وتسمى هذه الأنماط “قبعات التفكير الست”.
- قبعة بيضاء
تعبر عن تفكير غير متحيز وتعتمد على تقديم معلومات صحيحة ومؤكدة وتبني عليها في بداية الاجتماع وتترك معلومات غير مؤكدة حتى مناقشتها.
- قبعة حمراء
يعبر عن التفكير العاطفي، ويعتمد هذا الشخص على مشاعره وانفعالاته في التفكير، دون أن يكون لديه معلومات معينة.
- قبعة سوداء
يرمز إلى التفكير السلبي، ويركز صاحبه باستمرار على نقاط الضعف والسلبيات.
- قبعة صفراء
يعبر عن التفكير الإيجابي ويعني التركيز على نقاط قوتك وتذكر الجوانب الإيجابية دائمًا.
- قبعة خضراء
إنه يرمز إلى التفكير الإبداعي حيث يمكن الاعتماد عليه للتوصل إلى مقترحات جديدة وكذلك إيجاد حلول غير تقليدية للمشاكل.
- القبعة الزرقاء
يعبر عن تفكير شامل، وهو مناسب جدًا لمدير الاجتماع المسؤول عن قيادة الاجتماع.
مصدر